Em 23 de dezembro de 2025, a Receita Federal e o Comitê Gestor dos estados e municípios divulgaram ato que detalha como a Reforma tributária do consumo vai entrar na rotina das notas fiscais eletrônicas. A norma confirma a criação da CBS federal e do IBS estadual e municipal e estabelece um período de adaptação de três meses, contado a partir da publicação dos regulamentos, em que o contribuinte poderá testar o preenchimento dos novos campos sem precisar recolher os tributos nem sofrer penalidades.

A partir de 2026, porém, o espaço para erro diminui. Passado o período de testes, a mesma orientação antecipa que o preenchimento correto de IBS e CBS na nota fiscal deixará de ser exercício opcional e passará a ser condição para evitar multa e outras penalidades, dentro do cronograma de implementação da Reforma tributária aprovado em 2024 e já em fase de execução no país.

Como a Reforma tributária chega à nota fiscal eletrônica

O ato conjunto publicado pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor trata dos futuros impostos sobre o consumo previstos na Reforma tributária: a CBS, de competência federal, e o IBS, que substituirá gradualmente ICMS e ISS no âmbito de estados e municípios.

A orientação foca diretamente no preenchimento dos campos desses tributos nos documentos fiscais eletrônicos.

Na prática, a nota fiscal continuará trazendo informações já conhecidas, como CNPJ ou CPF de comprador e vendedor, quantidade de produtos, valor da venda e códigos tributários.

A diferença é que, dentro desse mesmo layout, serão incluídos campos específicos para IBS e CBS, que precisarão ser preenchidos corretamente após o período de transição definido pela Reforma tributária.

Segundo a Receita, os campos das notas fiscais serão “praticamente os mesmos de hoje”, mas isso não elimina a necessidade de ajuste em sistemas de emissão, parametrização de produtos e revisão de cadastros fiscais.

O que muda é o peso de cada erro: depois da fase de teste, deixar IBS e CBS em branco ou preenchidos de forma equivocada pode abrir espaço para penalidades.

Fase de teste de três meses sem penalidades em 2026

O texto publicado explica que o prazo de três meses começará somente após a publicação dos regulamentos da CBS e do IBS.

Durante esse período, o contribuinte deverá informar os campos dos novos tributos nas notas fiscais, mas sem recolher efetivamente os valores e sem risco de autuação por falhas de preenchimento.

A Receita Federal deu exemplos práticos.

Se os regulamentos forem publicados em janeiro de 2026, a obrigatoriedade do registro correto de CBS e IBS nas notas fiscais passará a valer a partir de 1º de maio de 2026. Se a publicação ocorrer em fevereiro, a obrigatoriedade começará em 1º de junho de 2026.

A ideia é assegurar um intervalo mínimo para adaptação, mantendo o caráter educativo do primeiro ano de implementação da Reforma tributária.

Durante esses três meses, notas fiscais que não trouxerem preenchidos os campos dos futuros impostos sobre o consumo não serão automaticamente rejeitadas.

É um período de aprendizado, testes e calibragem tanto para contribuintes quanto para administrações tributárias, sem aplicação imediata de penalidades ligadas a IBS e CBS.

IBS, CBS e a nova plataforma tecnológica da Reforma tributária

A Reforma tributária sobre o consumo também depende de uma nova plataforma tecnológica, descrita pela Receita Federal como uma estrutura inédita no mundo e dimensionada para processar um volume de operações equivalente a múltiplas vezes o PIB brasileiro.

Essa plataforma será responsável por operacionalizar o pagamento dos impostos sobre produtos e serviços dentro do modelo de IVA.

Já em fase de testes, o objetivo é que o sistema esteja funcionando em 2026 com alíquota simbólica de 1%, “destacada” e abatida em outros tributos, sem cobrança efetiva adicional para o contribuinte.

A partir de 2027, com a extinção de PIS e Cofins federais, o sistema de split payment passará a operar para a CBS em operações entre empresas, no chamado ambiente business to business, sem envolver o varejo de forma imediata.

Entre 2029 e 2032, ocorrerá a transição do ICMS estadual e do ISS municipal para o IBS, com redução gradual das alíquotas atuais e aumento progressivo da alíquota do novo imposto.

Esse calendário mostra que a Reforma tributária não é apenas uma mudança conceitual, mas uma reprogramação completa da forma como o imposto sobre consumo é registrado, calculado e pago, tendo a nota fiscal como peça central.

Linha do tempo da Reforma tributária até 2032

O cronograma descrito pela Receita e pelo Comitê Gestor organiza a Reforma tributária em etapas:

2024: aprovação da reforma tributária sobre o consumo pelo Congresso Nacional e sanção no início de 2025

2026: início da fase educativa, com plataforma em testes, alíquota simbólica e período de três meses sem penalidades para IBS e CBS após publicação dos regulamentos

2027: extinção de PIS e Cofins federais, com CBS assumindo o papel principal no âmbito federal, já dentro do sistema de split payment em operações entre empresas

2029 a 2032: transição gradual de ICMS e ISS para IBS, com ajuste progressivo de alíquotas até o novo modelo ficar plenamente operacional

Esse desenho reforça que 2026 será o ano crítico para empresas ajustarem sistemas, processos e equipes, uma vez que o preenchimento de IBS e CBS na nota fiscal deixará de ser apenas um teste e passará a ter efeito direto sobre a conformidade fiscal dentro da Reforma tributária.

Desafios para empresas em sistemas, fluxo de caixa e créditos
Reportagens recentes já apontavam que a Reforma tributária exigirá ajustes profundos em processos de gestão e sistemas de emissão de nota fiscal em empresas de diferentes portes.

Especialistas alertam que quem não se preparar pode enfrentar desde mercadorias paradas por falhas de documentação até dificuldade do contas a pagar em liquidar faturas que não tragam os campos de IBS e CBS preenchidos corretamente.

Outro risco relevante é a perda de créditos tributários por erro de classificação ou omissão de informações nos novos campos.

Sem parametrização correta, a empresa pode deixar de aproveitar créditos a que teria direito, afetando diretamente o fluxo de caixa.

Nesse cenário, o custo não aparece apenas na forma de multa, mas também na forma de crédito não aproveitado, que reduz competitividade e margens.

A Receita Federal, por sua vez, nega que a Reforma tributária vá aumentar a complexidade da emissão de notas fiscais, argumentando que os campos principais permanecerão semelhantes aos atuais.

Ainda assim, a obrigação de detalhar IBS e CBS indica a necessidade de rever cadastros de produtos, regras de tributação setorial, integrações de ERP e rotinas de conferência antes do fechamento das operações.

O que contribuintes precisam fazer a partir de agora

Diante desse contexto, o recado é direto: esperar a virada de 2026 sem planejamento aumenta o risco de erro caro.

Empresas e profissionais liberais que emitem nota fiscal precisam, desde já, acompanhar a publicação dos regulamentos, mapear como IBS e CBS se aplicam a cada tipo de operação e alinhar seus sistemas à lógica da Reforma tributária.

Isso inclui revisar a arquitetura de sistemas de faturamento, testar o preenchimento dos novos campos durante a fase de três meses sem penalidades e treinar equipes de faturamento, fiscal e contábil para o novo modelo.

Quanto mais cedo a empresa aproveitar o período educativo para rodar testes com IBS e CBS, menor a chance de enfrentar autuações e travamentos de operação quando a obrigatoriedade plena estiver em vigor.

No fim das contas, a Reforma tributária transforma a nota fiscal em termômetro imediato de conformidade: quem estiver com IBS e CBS corretos segue operando; quem errar, ou não preencher, pode enfrentar multa, perda de créditos e até bloqueios operacionais.

Diante desse cenário, a sua empresa já está ajustando sistemas e processos para a Reforma tributária e testando o preenchimento de IBS e CBS na nota fiscal ou ainda trata essa mudança como um problema só para 2026?